Leistungsfeld · Grundprozesse

Grundprozesse für KMU: Projekte, die fertig werden, und Wissen, das bleibt

Vieles ist angefangen, wenig kommt an, und die Erfahrung dazu
steckt in einzelnen Köpfen. Ich baue mit Ihnen vier Grundprozesse
auf: welche Vorhaben Sie machen, wie Sie sie durchführen, wie Sie
in kleinen Schritten besser werden und wie Sie Wissen sichern.
Einzeln als Baustein oder als Ganzes. Von Kassel aus, für KMU im
DACH-Raum.

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Kostenfrei · 30 Minuten · direkt im Kalender

Geförderte Beratung für KMU: bis zu 80 %

Ki-generierte Darstellung

Warum werden Projekte im Mittelstand nicht fertig?

Leerer Besprechungsraum am Abend, an der Wand ein Kanban-Board mit den Spalten Backlog, To Do, In Progress und Done. Die Spalte In Progress ist mit Haftnotizen überfüllt, die Spalte Done ist fast leer.

Weil zu viel gleichzeitig läuft und niemand entscheidet, was warten darf. In den meisten mittelständischen Unternehmen gibt es keine Stelle, die Vorhaben gegeneinander abwägt: Jede Anfrage wird angenommen, jedes Projekt startet, und die vorhandene Kapazität verteilt sich auf zwanzig Baustellen statt auf fünf. Dazu kommt, dass jedes Projekt anders geführt wird, je nachdem, wer es führt.

Es fehlt eine gemeinsame Vorstellung davon, wann ein Vorhaben beginnt, wer entscheidet und woran alle erkennen, dass es fertig ist. Verbesserungen laufen nebenher und versanden, weil sie keinen festen Platz im Kalender haben. Und das Wissen darüber, warum etwas so gemacht wurde, bleibt in einzelnen Köpfen. Fällt eine Schlüsselperson aus, steht ein ganzer Bereich.

Grundprozesse setzen genau hier an: eine sichtbare Liste aller Vorhaben mit klarer Reihenfolge, ein einheitlicher Rahmen für Projekte, ein fester Takt für Verbesserungen und ein Ort, an dem Wissen auffindbar liegt. Ich baue diese vier Prozesse mit Ihnen auf, von Kassel aus.

Woran Sie erkennen, dass die Grundprozesse fehlen

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Niemand kann auf Anhieb sagen, wie viele Vorhaben gerade laufen, weil es keine gemeinsame Wahrheit gibt.
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Termine wandern nach hinten, ohne dass jemand darüber entscheidet.
9
Jedes Projekt läuft anders, je nachdem, wer es führt, und „fertig" bedeutet in jedem Team etwas anderes.
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Verbesserungsideen werden im Meeting gesammelt und danach nicht wieder angefasst.
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Fällt eine Schlüsselperson aus, steht ein Bereich still, weil ihr Wissen nirgends festgehalten ist.
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Neue Mitarbeitende lernen Abläufe über Zuruf, weil es keine beschriebene Vorgehensweise gibt.

Wie baue ich Grundprozesse im Unternehmen auf?

In vier Schritten, und der erste ist immer sichtbar machen. Ich starte nicht mit einer Methode, sondern mit der Frage, was in Ihrem Unternehmen gerade alles gleichzeitig läuft.

Danach entscheiden wir gemeinsam über die Reihenfolge, setzen einen einheitlichen Rahmen für Projekte und verankern Verbesserung und Wissenssicherung im Alltag. Der komplette Durchlauf dauert im Mittelstand typischerweise drei bis sechs Monate.

Vorhaben sichtbar machen

Wir sammeln alle laufenden und zugesagten Vorhaben auf einer Liste, mit Aufwand, Nutzen und verantwortlicher Person.

Typischerweise kommen dabei

20 bis 40 Vorhaben zusammen, von denen die Geschäftsführung einen Teil

nicht auf dem Schirm hatte.

Reihenfolge entscheiden

Wir legen zwei bis drei Kriterien fest, nach denen Sie künftig priorisieren, und begrenzen die Zahl der gleichzeitig laufenden Vorhaben.

Das ist der unangenehme Teil, und der wirksamste.

Einen Rahmen für Projekte setzen

Wir beschreiben einen Ablauf, der für alle Projekte gilt: Phasen, Rollen, Entscheidungspunkte und eine gemeinsame Antwort darauf, wann etwas fertig ist.

Ein Rahmen für das Unternehmen, nicht einer je Projektleitung.

Verbessern und Wissen sichern

Verbesserung bekommt einen festen Takt, zum Beispiel eine Stunde im Monat je Team.

Wissen entsteht dabei als Nebenprodukt der Arbeit, in

Übergaben und Entscheidungsnotizen, nicht als eigenes Dokumentationsprojekt.

Welcher dieser Schritte in Ihrem Unternehmen zuerst wirkt, klären wir im kostenfreien Erstgespräch.

Aus welchen Bausteinen bestehen Grundprozesse?

Aus vier Bausteinen: Portfolio, Projekt, KVP und Wissen. Portfolio beantwortet, welche Vorhaben Sie machen und in welcher Reihenfolge. Projekt beantwortet, wie Sie sie durchführen. KVP sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen in kleinen Schritten besser wird, statt auf den großen Wurf zu warten.

Wissen sorgt dafür, dass Erfahrung im Unternehmen bleibt, auch wenn jemand geht. Jeder Baustein ist einzeln buchbar, zum Beispiel als
Wissensmanagement-Workshop an einem Tag. Die ganzheitliche Einführung aller vier läuft als Teil eines größeren Mandats, weil sie Zeit im Alltag braucht und nicht in einem Workshop entschieden werden kann.

Baustein 1

Portfolio

Welche Vorhaben machen wir, und in welcher Reihenfolge?

Eine Liste aller Vorhaben, sichtbar für alle, mit festen Priorisierungskriterien und einer Obergrenze für das, was gleichzeitig läuft.

Ergebnis: Die Geschäftsführung entscheidet über Reihenfolge statt über Einzelzusagen.

Einzeln buchbar als Portfolio-Workshop, 1 Tag

Baustein 2

Projekt

Wie führen wir Vorhaben durch, ohne dass jedes anders läuft?

Ein Rahmen mit Phasen, Rollen, Entscheidungspunkten und einer gemeinsamen Antwort auf die Frage, wann etwas fertig ist. Passend zur Größe Ihres

Unternehmens, nicht als Handbuch mit 80 Seiten.

Einzeln buchbar als Projektrahmen-Workshop, 1 bis 2 Tage

Baustein 3

KVP

Wie werden wir besser, ohne ein Großprojekt daraus zu machen?

Ein fester Takt für Verbesserung, zum Beispiel eine Stunde im Monat je Team, mit sichtbaren Maßnahmen und einer Kennzahl, an der Sie Wirkung

ablesen. KVP steht für kontinuierlichen Verbesserungsprozess.

Einzeln buchbar als KVP-Einführung im Team, 0,5 Tage plus Begleitung

Baustein 4

Wissen

Was bleibt, wenn jemand geht?

Eine Wissenslandkarte, die zeigt, wo Erfahrung an einzelnen Personen

hängt, dazu ein auffindbarer Ort für Entscheidungen und ein Ablauf für

Übergaben. Wissen entsteht dabei aus der laufenden Arbeit.

Einzeln buchbar als Wissensmanagement-Workshop, 1 Tag

Sie müssen nicht alles auf einmal einführen. Jeder Baustein wirkt für sich: Ein Portfolio-Workshop bringt Ordnung in die Vorhaben, ein Wissensmanagement-Workshop sichert das Wissen einer Schlüsselperson, bevor sie in den Ruhestand geht.
Wenn die vier Bausteine dagegen ineinander greifen sollen, auf der Ebene der Geschäftsführung, im Projektteam und in der täglichen Arbeit, ist das kein Workshop, sondern eine Einführung über mehrere Monate.

Sie läuft dann als Teil eines Mandats, in dem ich Sie begleite oder eine Rolle auf Zeit übernehme. Welcher Weg für Sie passt, hängt weniger von Ihrer Größe ab als davon, wie viel Sie parallel verändern wollen.

Dreigeteiltes Bild: links zwei Personen vor einer Quartalsplanung mit Projektbalken, in der Mitte eine Frau an einem digitalen Board mit Sprint-Spalten und einem Meilenstein, rechts drei Personen in Warnwesten vor einem Kennzahlen-Bildschirm in einer Werkhalle.

Welches Format passt zu welchem Bedarf?

Das hängt davon ab, ob Sie einen Baustein, den ganzen Aufbau, eine Begleitung oder eine Vertretung brauchen. Für einen einzelnen Prozess reicht ein Baustein-Workshop. Sollen alle vier ineinandergreifen, ist das eine Einführung über mehrere Monate. Setzt Ihr Team selbst um und braucht nur einen erfahrenen Gegenüber, passt die monatliche Begleitung.

Format	Passt, wenn	Umfang	Buchbar als	Ergebnis
Baustein-Workshop	Sie einen der vier Prozesse zuerst in Ordnung bringen wollen	0,5 bis 2 Tage, remote oder vor Ort	einzeln	ein fertiger Prozess mit Regeln, Verantwortlichen und den drei nächsten Schritten
Ganzheitliche Einführung	alle vier Bausteine ineinandergreifen sollen	3 bis 6 Monate, begleitend	Teil eines Mandats	Portfolio, Projektrahmen, Verbesserungstakt und Wissenssicherung im Alltag verankert
Sparring und Mentoring	Ihr Team selbst umsetzt und dabei einen erfahrenen Gegenüber braucht	monatlich, 2 bis 4 Stunden	einzeln	laufende Nachsteuerung, Mentoring der internen Verantwortlichen
Interim-Rolle	die Rolle unbesetzt ist oder der Aufbau neben dem Tagesgeschäft nicht läuft	ab 25 Stunden pro Woche, befristet	Teil eines Mandats	Umsetzung im Alltag, Übergabe an eine interne Nachfolge
Inhouse-Training	mehrere Teams gleichzeitig auf denselben Stand sollen	0,5 bis 2 Tage je Gruppe	einzeln	geschulte Teams, dazu Verweis auf die offenen Seminare an der VSB Nordhessen

Was haben Grundprozesse mit KI zu tun?

Sehr viel, denn KI-Werkzeuge sind nur so gut wie das, was ein Unternehmen über seine eigene Arbeit weiß. Wo niemand sagen kann, welche Vorhaben laufen, wo Projekte ohne beschriebenen Ablauf gefahren werden und Erfahrung nur in Köpfen liegt, findet ein KI-Werkzeug nichts, worauf es
aufsetzen könnte.

Grundprozesse erzeugen genau dieses Material: eine gepflegte Liste der Vorhaben, beschriebene Abläufe mit klaren Entscheidungspunkten, dokumentierte Ergebnisse aus dem Verbesserungstakt und einen auffindbaren Ort für Wissen. Ich mache Ihr Unternehmen damit KI-bereit.

Beleg aus der Praxis

Wie sieht das in der Praxis aus?

Ausgangslage
Ein Automobilkonzern wollte sein Preissystem ablösen, in 26 Ländern und für sechs Marken. Jedes Land brachte eigene Anforderungen mit, jede Marke eigene Regeln, und alle wollten zuerst an der Reihe sein. Nicht einmal die Frage, ob bauen oder kaufen, war entschieden. Das ist derselbe Engpass wie im Mittelstand, nur mit mehr Nullen: zu viele Anforderer, keine entschiedene Reihenfolge.

Blick in eine große Fertigungshalle mit Montagelinie, Autokarosserien und orangefarbenen Industrierobotern in Reihe.

Maßnahme
Als Chief Scrum Master habe ich von Januar bis November 2022 die Systemauswahl neu aufgesetzt. Statt Anbieter nach Präsentationen zu bewerten, ließ ich zwei von ihnen acht Wochen lang gegeneinander antreten: einen Auftragsentwickler und einen Standardanbieter, beide an denselben, vorab festgelegten Anforderungen, Ergebnisse im Wochentakt. Die Entscheidung zwischen Bauen und Kaufen fiel auf Basis gezeigter Arbeit, nicht auf Basis von Zusagen.

Anschließend habe ich das Zusammenarbeitsmodell aufgebaut, angelehnt an SAFe, ein Rahmenwerk für viele Teams an einem Produkt. Zwei Dinge mussten gleichzeitig gelten: Neue Erkenntnisse fließen laufend ein, Budget und Personaleinsatz bleiben über Monate planbar.

Für den Rollout haben wir die 26 Märkte nicht einzeln behandelt, sondern nach Zeitzonen gruppiert. Jede Gruppe brachte ihre Einwände vor dem Start ein, nicht erst danach.

Ergebnis:
Im Sommer 2023 gingen sechs Marken mit dem neuen System live, früher als geplant und unter Budget. Danach folgten die 26 Märkte in Gruppen, und jede Einführung wurde schneller, weil sie auf der vorherigen aufsetzte.

Lassen Sie mögliche Anbieter an Ihrem echten Fall arbeiten, bevor Sie unterschreiben.
Eine Woche Arbeit an Ihren Anforderungen sagt mehr als jede Präsentation.

Ein mittelständisches Unternehmen hat keine 26 Länder, aber dieselbe Frage: Wer entscheidet, was zuerst kommt und woran gearbeitet wird? Die Schritte sind dieselben, nur kleiner geschnitten: erst alle Vorhaben sichtbar machen, dann die Reihenfolge entscheiden, dann einen Ablauf festlegen, der für alle gilt. Und der Anbieter-Vergleich lohnt sich bei jeder Investition, die Ihnen wehtut, nicht erst bei sechsstelligen Summen.

Förderfähig

Bis zu 80 % Ihrer Beratungskosten sind förderfähig

Als autorisierter Berater der RKW Hessen und als INQA-Coach biete ich geförderte Beratung für kleine und mittlere Unternehmen an. Die INQA, also die Initiative Neue Qualität der Arbeit, fördert bundesweit und übernimmt bis zu 80 % der Kosten für maximal 12 Beratungstage. Die RKW Hessen, das Rationalisierungs- und Innovationszentrum der Deutschen Wirtschaft, bezuschusst Beratung regional mit bis zu 50 %.

Gerade für den Aufbau von Grundprozessen passt der INQA-Rahmen gut, weil er genau auf Arbeitsorganisation und Prozessgestaltung zielt. Ob Ihr Unternehmen die Voraussetzungen erfüllt, klären wir kostenfrei in wenigen Minuten.

Ich bin akkreditierter RKW Hessen Berater, seit 2025

Ich bin autorisierter INQA-Coach, seit 2026

Häufige Fragen zur digitalen Zusammenarbeit

1. Brauchen wir dafür ein Projektmanagement-Tool?

Nicht zwingend. Die Liste aller Vorhaben funktioniert am Anfang auch in einer Tabelle, solange sie einen festen Ort hat und gepflegt wird. Ein Werkzeug hilft erst, wenn die Regeln stehen. Ich prüfe zuerst, was Sie bereits im Haus haben, bevor wir über etwas Neues sprechen.

2. Wie viele Projekte kann ein mittelständisches Unternehmen gleichzeitig stemmen?

Weniger, als die meisten annehmen. Als Faustregel gilt: nicht mehr gleichzeitig laufende Vorhaben als Teams, die daran arbeiten können.
Wichtiger als die genaue Zahl ist, dass es überhaupt eine Obergrenze gibt und dass jemand entscheidet, was wartet.

3. Können wir einzelne Bausteine buchen oder müssen wir alles einführen?

Sie können einzeln buchen. Portfolio, Projektrahmen, KVP und Wissenssicherung wirken jeder für sich, und ein Baustein-Workshop dauert 0,5 bis 2 Tage. Sollen alle vier ineinandergreifen, wird daraus eine Einführung über drei bis sechs Monate, die als Teil eines Mandats
läuft.

4. Was ist KVP, und lohnt sich das bei 30 Mitarbeitenden?

KVP steht für kontinuierlichen Verbesserungsprozess: kleine Verbesserungen in festem Takt statt einer großen Reorganisation alle paar Jahre. Gerade in kleinen Unternehmen lohnt sich das, weil dort niemand Zeit für ein Großprojekt hat. Eine Stunde im Monat je Team reicht als Einstieg.

5. Wie sichern wir Wissen, ohne ein Dokumentationsprojekt zu starten?

Indem Wissen dort entsteht, wo ohnehin gearbeitet wird. Wir halten Entscheidungen im Moment der Entscheidung fest, beschreiben Abläufe einmal beim Durchlaufen und regeln Übergaben verbindlich. Eine Wissenslandkarte zeigt vorher, wo das Risiko am größten ist, damit Sie dort anfangen und nicht überall.

6. Ist die Begleitung förderfähig?

Ja. Über INQA werden bundesweit bis zu 80 % der Kosten für maximal 12
Beratungstage gefördert, über die RKW Hessen regional bis zu 50 %. Ob
Ihr Unternehmen die Voraussetzungen erfüllt, prüfe ich kostenfrei.

Wie sieht der erste Schritt aus?

Denis Gubin, Agile Delivery Coach und Interim-Projektleiter aus Kassel

Im kostenfreien Erstgespräch klären wir in 30 Minuten, wo Ihr Unternehmen steht und welcher Hebel zuerst wirkt. Online, den Termin wählen Sie direkt im Kalender.

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